Jokainen IT-projekti on erilainen, koska käytetyt teknologiat, kehitysmallit, roolit ja ihmiset ovat harvoin täysin samat, puhumattakaan projektin tarpeesta. IT-projekteille on keskenään paljon luonteenomaisia piirteitä, ja yleensä myös onnistuneen projektin edellytykset ovat pitkälle samankaltaisia. Tässä blogitekstissä esittelemme viisi asiaa, jotka me Etteplan MORE:lla koemme välttämättömiksi osiksi onnistuneen projektin edellytyksiä.

 

1. TARVE TUNNISTETAAN JA OSTOSSA ONNISTUTAAN

Kaikki lähtee tarpeen tunnistamisesta, ostamisesta sekä myymisestä!

Tarjousvaiheessa varmistutaan siitä, että tunnistetaan todellinen tarve ja ymmärretään toteutuksen realiteetit. Jo tässä vaiheessa myyntitiimimme tekee tiivistä yhteistyötä arkkitehtien ja tulevien toteuttajien kanssa, jotta alkava projekti saa mahdollisimman hyvän alun. Projektin alkuvaiheesta alkaen tiimi siis tietää jo, mitä tullaan toteuttamaan.

Asiakkaana saat sen mitä tilaat, joten myös ostajan on hyvä tietää myyntivaiheen sisältö ja kulku.

 

2. VALITAAN TARPEISIIN SOVELTUVA KEHITYSPROSESSI

Usein kehitysprosessia esitellään jo myyntivaiheessa tarjouksessa, mutta lopulta kehitysprosessin valinta tehdään yhteistyössä asiakkaan kanssa viimeistään projektin alussa.

Ei ole täysin sama, mikä kehitysprosessi projektiin valitaan tai valitaanko sitä alkuunsakaan. Kehitysprosessin tarkoituksena on tuottaa projektiin järjestystä ja rytmiä, vähentää hukkaa ja ennen kaikkea tukea projektin onnistumista.

Esimerkiksi Scrum ja Kanban toimivat vain silloin, kun niitä käytetään oikein ja niiden käytölle on aito mahdollisuus, muussa tapauksessa ne muodostavat palaverien ketjun, joka on hukkaan heitettyä aikaa. Valitsemme kehitysprosessin aina kulloiseenkin tarpeeseen pohjautuen ja huolehdimme, että tiimi sitoutuu yhdessä valittuun prosessiin.

Asiakkaana voit luottaa siihen, että osaamme valita tarkoituksenmukaisen kehitysprosessin ja odotamme sinultakin sitoutumista prosessiin.

 

3. PROJEKTIA SEURATAAN JA JOHDETAAN

Ajantasainen ymmärrys tekemisen edistymisestä ei synny itsestään, vaan sitä on seurattava aktiivisesti. Myös valittu kehitysprosessi tukee projektin seuraamista, mutta pelkkien prosessin mukaisten palaverien varaan ei kannata seurantaa jättää varsinkaan, jos yhteydenpito kaikkien tiimiläisten kesken ei ole päivittäistä. Edistymisen seuranta ei tarkoita tuntikirjausten kyttäämistä, selän takana kärkkymistä tai tehtyjen koodirivien laskemista vaan jatkuvaa arviointia siitä, onko aikataulu, scope ja budjetti linjassa keskenään.

Mitä nopeammin saadaan selville mahdolliset kompastuskivet, sitä nopeammin laiva on käännettävissä ja sitä vähemmän joudutaan arvailemaan, mistä muutokset tai aikataulun tai budjetin ylitykset johtuvat. On siis tärkeää olla aktiivinen kysymisessä ja vähemmän aktiivinen olettamisessa – seuraaminen on johtamista!

Asiakkaana sinä voit odottaa meiltä projektin aitoa johtamista ja seuraamista.

 

4. ASIAKKUUTTA HOIDETAAN

Projektin seuraaminen ja johtaminen ja asiakkuuden hoitaminen ovat osittain sama asia mutta myös eri asia. Laadukkaassa asiakkaanhoidossa asiakkaan ei tarvitse kysyä, missä mennään, vaan sen tietää kysymättäkin.

Kommunikoitiin ja saman kielen löytämisen panostamiseen on erittäin tärkeää käyttää aikaa ja energiaa, koska ne(kään) eivät synny itsestään. Odotusten hallinta on myös kriittinen osa laadukasta asiakkuuden hoitoa, sillä onnistuneessa projektissa asiakkaan kanssa on jaettu, yhteinen näkemys projektin scopesta ja lopputuloksesta läpi koko projektin. On vaarallista olettaa asiakkaan odottavan kärsää, jos hän odottaakin koko norsua!

Asiakkaana voit odottaa meidän pitävän sinut ajan tasalla kaikista olennaisista asioista.

 

5. HAASTETAAN PÄÄTÖKSIÄ, OLLAAN REHELLISIÄ, PYRITÄÄN LUOTTAMUKSEEN

Projektin alussa ei voida tietää kaikkea kaikesta, se on puhdas fakta. Projektin parissa työskentelee erilaisia ihmisiä, ja uusien ihmisen kanssa ymmärryksen löytyminen vie luonnollisesti aikaa. Näin ollen arvioimme erinäisiä projektin alussa ja aikana tehtyjä päätöksiä useita kertoja uudelleen, ja toisinaan se voi johtaa suunnanmuutokseen. Pyrimme siihen, että puhumme aina avoimesti, jos joku asia ei toimi, onnistu tai luonnistu. Vaalimme koko tiimiltä avointa mieltä ja avointa keskustelukulttuuria. Luottamus syntyy niin rehellisyydestä kuin molemmin puolin osoitetusta ja arvostetusta ammattitaidosta.

Asiakkaana voit odottaa meiltä rehellisyyttä ja toivomme sitä myös sinulta taataksemme parhaan mahdollisen lopputuloksen.

 

* MUISTA: KAIKKEEN EI VOI VARAUTUA

Yllättäviä ongelmia tulee aina vastaan. Jos varauduttaisiin tuhotulvaan, koronavirukseen, ruttoon, Googlen kaatumiseen ja Suomen uppoamiseen, projekti ei ala, edisty eikä lopu ikinä. On siis tärkeää tunnistaa tärkeimmät ja todennäköisimmät riskit ja tehdä mitigointisuunnitelma sen varalle, miten toimitaan, jos riskit konkretisoituvatkin. Projektissa jokaiseen vastaantulevaan ongelmaan suhtaudutaan sille kuuluvalla, tarkoituksenmukaisella tarkkuudella eikä sen enempää.

Asiakkaana voit olla varma siitä, että saat sen mitä tarvitset, kun toteutamme projektisi tarkoituksenmukaisin keinoin. Meillä Etteplan MORElla toimitaan niin, että nämä onnistuneen projektin edellytykset täyttyvät, joten onnistutaan yhdessä myös sinun projektissasi!

 

 

Anni Janger ja Pia Kauhanen
Anni Janger ja Pia Kauhanen kertomassa onnistuneen projektin edellytyksistä MORE2Learn- tapahtumassa tammikuussa 2020.