Monien hyvien palaverikäytäntöjen merkitys korostuu silloin, kun emme näe toisiamme. Etätyöskentely on kuitenkin monelle meistä arkipäivää. Projektitiimit ovat hajaantuneet ja harvassa ovat ne palaverit, joissa kaikki osallistujat ovat fyysisesti samassa tilassa. Tähän tekevät poikkeuksen työpajat, joissa mahdollisuuksien mukaan pyritään kokoontumaan yhteen paikkaan. Siihen on syynsä: jotkin asiat toimivat luontaisesti paremmin silloin, kun olemme läsnä fyysisesti. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteivätkö etätyöpajat voisi toimia yhtä hyvin myös verkon välityksellä – tiettyihin asioihin täytyy vain kiinnittää enemmän huomiota. Fasilitaattorilla, työpajan vetäjällä, on tärkeä rooli tapahtuman tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Fasilitointi on prosessin johtamista ja vuorovaikutuksen helpottamista. Sen avulla osallistujista saadaan vapautettua kaikki tarvittava osaaminen ja potentiaali. Fasilitointi on erilaisten yhteistyötä tukevien menetelmien ja työkalujen hallitsemista, mutta ennen kaikkea ohjaamista, tukemista ja esteiden poistamista – yhteistyön mahdollistamista.

Etätyöpajojen pitämiseen on omat vinkkinsä

 

Huolellinen valmistautuminen takaa tehokkuuden ja tulokset

Kun työpajan valmistelee huolella, saavutetaan siinä suurella todennäköisyydellä halutut tulokset. Verkossa tapahtuvaan työpajaan valmistautumiseen kannattaa varata jopa enemmän aikaa, koska muuttuvia tekijöitä on enemmän ja erilaiset työskentelyalustat ja ohjeistukset niiden käyttöön täytyy valmistella etukäteen. Toisaalta työpajaan siirtymiseen ei kulu keltään aikaa, joten säästyvä aika kannattaa ottaa hyötykäyttöön. Käytännössä jokainen käytetty minuutti valmistautumiseen maksaa itsensä takaisin tehokkuutena työpajan juoksuttamisessa – älä tingi siis siitä. Varsinaisen käsikirjoituksen lisäksi jonkinlainen varasuunnitelma kannattaa miettiä jo valmiiksi, mikäli tekniikka ei toimi halutusti. Varaa tapahtuman alkuun muutama minuutti tekniseen testaukseen, jotta varsinaiseen agendaan päästään sovitussa aikataulussa.

 

Turvallinen ilmapiiri avainasemassa uuden luomisessa 

Yksi suurimmista eroista etä- ja läsnätyöskentelyssä on mahdollisuudet vaikuttaa psykologisen turvallisuuden kokemukseen. Tutkimusten mukaan psykologisen turvallisuuden kokemus on avainasemassa onnistuneessa tiimityössä. Se helpottaa riskien ottamista ideoinnissa – pystymme kaikki esittämään aidot mielipiteemme ja hulluimmat ideamme ilman pelkoa torjutuksi tulemista. Varsinkin uuden luomisessa ja kehittämisessä on tärkeää, että tunnemme olevamme turvallisella maaperällä, eli tiedämme ketkä ajatuksemme kuulevat, mihin niitä käytetään, ja että näkemyksillämme on aidosti merkitystä lopputuloksen kannalta.

Kun työskentelemme ilman näköyhteyttä, jää iso osa nonverbaalisesta viestinnästä pois. Emme näe toistemme reaktioita, ilmeitä emmekä eleitä, ja siitä syystä vaikkapa puheenvuoron pyytäminen voidaan kokea vaikeammaksi. Videoyhteyteen kannustamisen lisäksi kannattaa siis myös etätyöpajoissa panostaa virittäytymiseen, joka alkaa jo lähetetyn kutsun sisällöstä. Varmista siis jo etukäteen, että kaikilla on tiedossa tapahtuman luonne ja aikataulu sekä yhteinen ymmärrys tilaisuuden tavoitteista.

Varsinaisen työpajan aloitukseen on hyvä panostaa, jotta turvallinen ja rento ilmapiiri saadaan luotua. On tärkeää kuvata työpajan osallistujien ja fasilitaattorin roolit, eli mitä kultakin odotetaan. Odotustenhallintaan kannattaa muutoinkin satsata, eli kuulostele osallistujien odotukset tapahtumalle heti alussa, jotta pettymyksiltä niiden suhteen vältytään. Lisäksi yhteisten pelisääntöjen luominen esimerkiksi puheenvuoron pyytämiseen ja taukojen pitämiseen kannattaa sopia etukäteen.

 

Osallistuminen, sitoutuminen ja läsnäolo varmistavat lopputuloksen laadun

Yksi työpajojen tärkeimmistä tavoitteista on saada kaikkien ääni kuuluviin. Näin varmistamme sekä lopputuloksiin sitoutumisen että parhaan mahdollisen lopputuloksen. Laadukkaaseen osallisuuteen liittyy vahvasti henkinen läsnäolo ja keskittyminen. Nämä nimetäänkin usein isoimmiksi etäpalavereiden haasteiksi: miten saada osallistujat keskittymään, osallistumaan ja sitoutumaan yhteiseen tavoitteeseen. Osa työpajamenetelmistä soveltuu hyvin myös etätyöskentelyyn, mutta aivan muissakin etäpalavereissa kannattaa hyödyntää chat-keskustelua, suoria kysymyksiä, kyselyitä ja äänestyksiä läpi palaverin. Näin saadaan osallistujien mielenkiinto pysymään yllä ja jokaisen ääni kuuluviin. Jaa koko ajan näyttöäsi ja kerro, mistä minkäkin tiedon löytää jälkikäteen. Ohjeista selkeästi, mitä on tulossa tapahtumaan. Näin osallistujat voivat keskittyä itse sisältöön.

Pienryhmätyöskentely on usein hedelmällistä ja onnistuneiden työpajojen perusta. Ryhmien muodostamiseen on keinonsa jokaiselle palaverityökalulle ja erilaisia digitaalisia valkotaulutyökaluja kannattaa hyödyntää rohkeasti. Kannattaa kuitenkin muistaa, että monesti vaikkapa jaettu teksti- tai taulukkotiedosto ajaa asiansa varsin hyvin, eikä uusia työkaluja tarvitse ottaa haltuun niiden itsensä vuoksi. Yleensä toimii parhaiten työkalu, jonka käyttö on fasilitoijalle luontevaa. Etänä työskennellessämme keskittymiskykymme herpaantuu herkemmin, joten kannattaa sopia mieluummin kaksi lyhyempää kuin yksi pidempi työpaja. Kannattaa myös miettiä, voisiko osan työpajassa tehtävästä työstä ohjeistaa tekemään itsenäisesti ennen tapahtumaa tai kahden sellaisen välissä?

 

Onnistuneen palaverin päättää yhteenveto ja sovitut toimenpiteet

Jokaisen onnistuneen palaverin tai työpajan päättää sovitut jatkotoimeenpiteet ja yhteenveto sen sisällöstä. Näin myös etänä. Tässä päästäänkin myös etätyöpajojen toiseen hyvään puoleen siirtymisessä säästetyn ajan lisäksi: etätyöpajoissa dokumentaatio luodaan jo valmiiksi digitaalisena, joten se syntyy suurelta osin työpajan aikana, eikä sitä ole tarvetta digitalisoida enää jälkikäteen. On myös hyvä kerrata lopuksi, mitä on tehty ja sovittu ­– ja miten sovittuja toimenpiteitä seurataan.

 

 

Lisää näistä ja monia muita vinkkejä onnistuneisiin etäkohtaamisiin kuulet webinaarissamme 2.6.2020. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan (ohjautuu Etteplan.com-sivustoon).

 

 

Onnistuneita etäpalavereita ja tuloksellista yhteistyötä!